KRZ a wpływy i wydatki – dlaczego system zmusza syndyków do „pracy głupiego”?

KRZ zamiast automatyzować pracę syndyka – zmusza do ręcznego przepisywania danych. Brak szablonów i importu to dziś realny problem systemowy.

Jednym z podstawowych obowiązków syndyka w postępowaniu upadłościowym jest prowadzenie rachunku masy upadłości oraz bieżące ewidencjonowanie wszystkich wpływów i wydatków. To absolutna podstawa – zarówno z punktu widzenia przejrzystości postępowania, jak i późniejszego rozliczenia masy upadłości.

W teorii Krajowy Rejestr Zadłużonych powinien ten proces ułatwiać, porządkować i ujednolicać. W praktyce jednak w obszarze modułu „Wpływy i wydatki” system wciąż zmusza syndyków do wykonywania powtarzalnych, czasochłonnych i całkowicie zbędnych czynności.

To nie jest problem jednostkowy. To kolejny przykład systemowego braku funkcjonalności, który realnie wpływa na efektywność pracy doradców restrukturyzacyjnych.

Rachunek masy upadłości – punkt wyjścia do całego problemu

Każdy syndyk prowadzi rachunek bankowy masy upadłości. To właśnie na tym rachunku rejestrowane są wszystkie zdarzenia finansowe:

• wpływy (np. wynagrodzenie upadłego, sprzedaż składników majątku),

• wydatki (np. koszty postępowania, opłaty bankowe, wynagrodzenia).

Historia tego rachunku stanowi pełne i uporządkowane źródło informacji o przepływach finansowych w danej sprawie.

Banki od lat oferują możliwość:

• eksportu historii rachunku do PDF,

• eksportu do CSV,

• eksportu do Excel,

• eksportu do formatów księgowych.

Oznacza to, że dane są już ustrukturyzowane, gotowe do dalszego przetwarzania i – co najważniejsze – możliwe do automatycznego importu.

KRZ – system, który nie korzysta z danych, które już istnieją

Pomimo tego, że wszystkie dane znajdują się w historii rachunku bankowego, KRZ nie umożliwia ich automatycznego wykorzystania.

W praktyce oznacza to, że syndyk:

• otwiera wyciąg bankowy,

• wyszukuje konkretną transakcję,

• kopiuje dane,

• wkleja je do systemu,

• ręcznie przypisuje kategorię,

• zapisuje wpis.

I powtarza tę czynność dla każdej jednej operacji.

W efekcie dochodzi do sytuacji, w której:

te same dane są przepisywane z jednego miejsca do drugiego – bez żadnej wartości dodanej.

Jest to klasyczny przykład pracy, która powinna być całkowicie zautomatyzowana, a mimo to nadal wykonywana jest ręcznie.

Brak szablonów – powielanie tych samych kategorii w każdej sprawie

Drugim, równie istotnym problemem jest brak możliwości tworzenia własnych szablonów wpływów i wydatków.

KRZ oferuje jedynie ogólne grupy kategorii, natomiast w praktyce każda sprawa wymaga bardziej szczegółowego podziału. Syndyk musi więc za każdym razem tworzyć od nowa te same kategorie, które powtarzają się w niemal każdej sprawie.

Przykład?

Koszty prowadzenia rachunku bankowego.

To wydatek występujący w praktycznie każdym postępowaniu. Mimo to syndyk musi:

• wejść w moduł wydatków,

• utworzyć kategorię,

• nazwać ją,

• przypisać ją do konkretnej sprawy.

I zrobić to ponownie… w każdej kolejnej sprawie.

Brakuje podstawowej funkcjonalności:

możliwości stworzenia własnego szablonu kategorii i jego ponownego użycia.

System powinien uczyć się pracy syndyka, a nie ją utrudniać

Współczesne systemy – szczególnie systemy finansowe i księgowe – działają według zupełnie innej logiki.

Pozwalają użytkownikowi:

• tworzyć własne schematy,

• zapisywać je,

• wykorzystywać w kolejnych operacjach,

• automatycznie przypisywać zdarzenia na podstawie wcześniejszych danych.

KRZ natomiast działa odwrotnie – zmusza użytkownika do każdorazowego powtarzania tych samych czynności.

Nie uwzględnia:

• stylu pracy syndyka,

• powtarzalności postępowań,

• identycznych kategorii w różnych sprawach.

Brak automatycznego importu – największa luka systemu

Najbardziej niezrozumiały jest jednak brak możliwości importu danych z rachunku bankowego.

To funkcjonalność, która:

• istnieje w każdym programie księgowym,

• jest standardem rynkowym,

• opiera się na prostych mechanizmach (CSV, Excel).

Systemy księgowe potrafią:

• rozpoznać wpływ i wydatek,

• przypisać kategorię,

• powiązać transakcję z określonym zdarzeniem,

• uczyć się na podstawie wcześniejszych operacji.

KRZ – mimo że operuje na tych samych danych – nie oferuje żadnej z tych funkcji.

Jak powinno to działać?

Rozwiązanie jest w istocie proste i od lat funkcjonuje w innych systemach.

KRZ powinien umożliwiać:

1. Import wyciągu bankowego

• w formacie CSV / Excel,

• automatyczne rozpoznanie wpływów i wydatków,

• utworzenie listy operacji do zatwierdzenia.

2. System szablonów

• własne kategorie syndyka,

• możliwość zapisu i ponownego użycia,

• przypisanie do wszystkich spraw.

3. Automatyczne przypisywanie transakcji

Na podstawie:

• słów kluczowych,

• nazw kontrahentów,

• powtarzalnych tytułów przelewów.

Przykład:
„Opłata za rachunek” → automatycznie przypisana do kategorii kosztów bankowych.

Efekt: mniej pracy technicznej, więcej pracy merytorycznej

Wprowadzenie tych rozwiązań miałoby natychmiastowy wpływ na pracę syndyków:

• eliminacja ręcznego przepisywania danych,

• znaczące przyspieszenie pracy,

• ujednolicenie sposobu ewidencji,

• zmniejszenie ryzyka błędów,

• większa przejrzystość postępowań.

System wreszcie zacząłby spełniać swoją podstawową funkcję:

ułatwiać pracę, a nie ją utrudniać.

Sprawozdanie końcowe – podwójna praca bez sensu

Problem wpływów i wydatków wraca również na etapie sporządzania sprawozdania końcowego.

Syndyk:

• posiada historię rachunku bankowego,

• posiada wyciągi,

• posiada dane w systemie,

a mimo to często musi:

• ponownie zestawiać te same informacje,

• tworzyć dodatkowe dokumenty,

• przepisywać dane w kolejnym miejscu.

Powstaje więc zasadnicze pytanie:

czy system ma być centralnym narzędziem pracy, czy tylko kolejnym miejscem do przepisywania danych?

Podsumowanie – system, który powinien działać, a nie absorbować czas

Braki w module „Wpływy i wydatki” KRZ nie są problemem marginalnym. Dotykają codziennej pracy syndyków i wpływają bezpośrednio na efektywność postępowań.

Najważniejsze potrzeby są oczywiste:

• możliwość tworzenia własnych szablonów,

• automatyczny import danych z rachunku bankowego,

• inteligentne przypisywanie transakcji,

• eliminacja powtarzalnej pracy.

To nie są rozwiązania innowacyjne.

To są rozwiązania standardowe.

Dlatego kluczowe pytanie brzmi:

dlaczego system, który miał ujednolicić i usprawnić postępowania upadłościowe, wciąż zmusza do ręcznego przepisywania danych?